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Ventajas y requisitos

Cada vez más las empresas se plantean la optimización de sus procesos para ganar eficiencia y ahorrar costes. Con la factura electrónica aumentas la productividad, la calidad de servicio es mayor, por lo que repercute en la competitividad de tu empresa.

Controla mejor tu negocio. Ganas tú, ganamos todos.

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Ventajas

AHORRO DE COSTES
  • Supresión del papel. 
  • Supresión de uso de tinta/tóner de impresoras/faxes 
  • Eliminación de gastos de envío 
  • Eliminación de espacio de almacenamiento físico (armarios, archivadores, almacenes,...)
  • Mayor control de acciones erróneas
AHORRO DE TIEMPO
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes. 
  • Agilidad en la localización de información, en el proceso de cobro y en la toma de decisiones. 
  • Reducción de tiempos de gestión. 
  • Control de acciones erróneas en los procesos de facturación
  • Obtención de información en tiempo real. 
  • Facilidad de integración con aplicaciones: posibilidad de integrar la información contenida en la factura electrónica en los distintos programas informáticos de la empresa, optimizando muchos procesos.
SEGURIDAD
  • Mínima probabilidad de falsificación. La firma electrónica dota de gran seguridad al proceso.
  • Mejora de la disponibilidad y fiabilidad de los datos. 
  • Minimización del margen de error humano, como la perdida de información, extravió de documentos
CALIDAD DE SERVICIO
  • Nuevo canal de comunicación con el cliente. 
  • Mejoras en el tiempo de operación y envío, y de resolución a consultas sobre facturación. 
  • Posibilidad de incorporación de pago en línea de los documentos. 
  • Impulso del comercio electrónico.
  • Mejora de la imagen empresarial adaptada a las nuevas tecnologías

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Requisitos

Si eres la empresa que emite facturas electrónicas, necesitas:
  1. El certificado electrónico y la firma electrónica reconocida

    Para garantizar la autenticidad del origen y la integridad de las facturas, se utiliza de forma extendida la firma electrónica reconocida. 

    Para poder firmar electrónicamente las facturas necesitas un certificado electrónico reconocido aceptado por la AEAT http://www.aeat.es/ca y emitido por una Autoridad de Certificación, ya que este certificado es el que permite identificar a la persona física o jurídica que firma.

    Solicitarlo es muy fácil:

    • En las páginas web de las Autoridades de Certificación encontraremos enlaces para obtener un certificado. 
    • Al aceptar y enviar la petición de solicitud a través de su página web, la Autoridad de Certificación te facilitará un código de solicitud asociado a una clave privada que se guardará en tu ordenador. 
    • Con este código deberás presentarte personalmente en una Oficinas de Registro para acreditar nuestra personalidad. En la página web de la Autoridad de Certificación encontrarás dónde están estas Oficinas de Registro.
    • Una vez acreditado te debes volver a conectar a la dirección web de la Autoridad de Certificación a la cual hiciste la solicitud y entrar en el enlace de descarga de certificados. 
    • Introduces tu DNI/CIF (dependiendo de si es un certificado de persona física o jurídica) y el código de solicitud y procedes a la descarga. Cuando haya finalizado, tienes instalarlo.

    Durante el tiempo que transcurre entre la solicitud y la obtención del certificado, no puedes cambiar de ordenador ni formatear el disco duro, ya que perderíamos la clave privada que se guarda en tu ordenador y que está asociada al código de solicitud.

    El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura, ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado auto-facturación.

    El certificado electrónico reconocido cumple con los principios de:

    • Autenticación: la firma digital identifica al firmante, es equivalente a la firma física de un documento. 
    • Integridad: es posible verificar que los documentos firmados no hayan sido alterados por terceras partes
    • No repudio en origen: el emisor no puede negar haber enviado el mensaje. 

    En definitiva, el certificado electrónico reconocido nos ofrece todas las garantías de seguridad para introducir la facturación electrónica en nuestro negocio.

  2. Tener el consentimiento previo del receptor expresamente.
  3. Disponer de software que permita la emisión de facturas en formato digital, y la generación y firma digital de documentos.
  4. Disponer de herramientas de copia de seguridad y de Antivirus

    Al tener la obligación de almacenar copia de las facturas o guardar la base de datos (matriz) en tu ordenador, es recomendable efectuar copias de seguridad de los archivos almacenados en tu ordenador con la periodicidad que se considere necesaria.

     Además también es recomendable que tu ordenador tenga instalado un antivirus vigente que de seguridad al proceso de envío telemático de las facturas electrónicas.

Si eres la empresa que recibe facturas electrónicas, necesitas:
  1. Disponer de software que permita abrir el formato de la factura electrónica y verificar su contenido.
  2. Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado, con el que ha sido firmada la factura electrónica.
  3. Disponer de herramientas de copia de seguridad y de Antivirus.

    Al tener la obligación de conservar las facturas electrónicas en su formato original, es recomendable efectuar copias de seguridad de los archivos almacenados en tu ordenador con la periodicidad que se consideres necesaria.

    Además también es recomendable que tu ordenador tenga instalado un antivirus vigente que de seguridad al proceso de recepción telemático de las facturas electrónicas.

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