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Preguntas Frecuentes

Las más comunes

Las más comunes

  • 1. ¿Cuáles son los datos obligatorios exigibles a toda factura?

    Número de la factura y, en su caso, serie; Fecha de expedición; Nombre y apellidos, o razón social, tanto del obligado a expedir la factura como del destinatario de la misma; Denominación social; Número de Identificación Fiscal (NIF); Domicilio fiscal de los obligados tributarios; Descripción de operaciones y la fecha de entrega del bien o de la prestación del servicio; Referencia de manera inequívoca al correspondiente albarán en el caso de ser necesario; Tipo o tipos impositivos aplicables a las operaciones; Cuota repercutida.

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  • 2. ¿Qué es la factura electrónica?

    Es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

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  • 3. ¿En qué consiste la facturación electrónica?

    Consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

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  • 4. ¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital?

    Sí son equivalentes, si bien en el lenguaje legal se suele emplear con frecuencia la expresión “remisión por medios electrónicos de facturas”.

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  • 5. ¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?

    Son muchas las ventajas de la facturación electrónica, las más destacadas son:

    • Ahorro de costes
    • Ahorro de tiempo
    • Seguridad
    • Calidad del servicio
    • Conservación del medio ambiente
    • Mejora de la eficiencia
    • Aumento de la productividad
    • Mayor competitividad
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  • 6. ¿Tiene validez legal la factura electrónica?

    La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel.

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  • 7. ¿Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente?

    Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. 

    El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente y en el medio telemático de envío.

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  • 8. ¿Quién es el responsable último de la validez de la firma y de su correspondiente certificado?

    El destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante. Para ello dispondrá de los medios informáticos necesarios.

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  • 9. ¿Hay que aplicar la facturación electrónica a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados?

    Se puede utilizar la facturación electrónica con sólo parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y electrónicas en un mismo ejercicio para el mismo cliente.

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  • 10. ¿Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida?

    El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora.

    El receptor debe tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.

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  • 11. ¿Qué se puede ceder a un tercero en la facturación?

    En la facturación siempre hay 2 obligados tributarios: un profesional o empresario que tiene la obligación de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas tal cual.

    Estas obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que actúe en nombre del obligado tributario.

    En cualquier caso los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario que debe expedirla y su cliente destinatario.

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  • 12. ¿En qué formato deben conservarse las facturas?

    El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas.

    Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en la ley: Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico mediante la digitalización certificada.

    También se pueden imprimir las facturas electrónicas recibidas en formato electrónico, imprimiéndolas en formato PDF417

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  • 13. ¿En facturación electrónica hay que usar siempre firma electrónica reconocida?

    Para garantizar la autenticidad del origen de la factura electrónica y la integridad de su contenido, se puede:

    • Usar firma electrónica reconocida
    • Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI. En este caso las partes deben reflejar con precisión los medios empleados para garantizar la autenticidad e integridad.

    El escenario más frecuente es usar firma electrónica reconocida.

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  • 14. ¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido?

    El mecanismo más habitual es firmar la factura con una firma electrónica reconocida. En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario que garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso de modificación de la factura incluida en el fichero de la facturación electrónica, la firma es inválida, de lo que nos avisaría nuestro software.

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  • 15. ¿De quién es el certificado que hay que usar para firmar la factura que se emite?

    El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura. Ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado auto-facturación.

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  • 16. ¿Puede el formato de expedición de la factura ser diferente del de destino?

    No es posible. Es esencial en la facturación electrónica, que el destinatario pueda verificar el contenido de la factura, la firma y el certificado.

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  • 17. ¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?

    No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.

    Si nos referirnos a la estructura o formato de la firma electrónica, éste también es libre. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF,..Es aconsejable la utilización de estándares.

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  • 18. ¿Por qué medios se puede enviar la factura telemática al receptor?

    Una vez obtenido el fichero de la factura con su firma se puede enviar al destinatario de diferentes modos. Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo único. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página Web desde la que se la pueda descargar, mediante un Servicio Web (Web Service), ....Lo que hay que enviar al cliente es la factura firmada digitalmente, es decir, todo, contenido legal de la factura y la firma de ésta.

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  • 19. Las copias que se hagan en formato electrónico, ¿llevan incorporada la misma firma electrónica que la factura original?

    Sí, la copia íntegra de la factura telemática mantiene la información de firma. Aunque se copie a BB.DD., CD-ROM, disco, ....

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  • 20. ¿Qué ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o revocado?

    Las facturas remitidas electrónicamente, firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos.

    Por ello, el software del emisor debe comprobar la validez del certificado antes de la firma de la factura.

    Asimismo, el software del destinatario debe asegurarse que la factura ha sido firmada con un certificado no caducado, ni revocado.

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  • 21. ¿Qué ocurre si se desea comprobar la validez de una firma, realizada con un certificado que caducó con posterioridad?

    Es posible si la factura haya sido firmada haciendo uso de algún formato de larga duración. Ejemplos de tales formatos son XAdES-X y CAdES-X.

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  • 22. ¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico?

    Si mediante la digitalización certificada.

    Para ello deberá hacer uso de un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria.

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