Sobre e-factura

Obligaciones del emisor y del receptor de la factura electrónica

Si emites una factura electrónica:

• Necesitas el consentimiento del receptor o cliente de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. 
• Tienes que acordar con el cliente el formato de la factura electrónica y cuál va ser el medio telemático de envío.
• Además, estás obligado a conservar la copia o matriz (conjunto de datos, tablas, base de datos o sistemas de ficheros que contienen todos los datos reflejados en las facturas junto a los programas que permitieron la generación de las facturas). Si conservas la matriz ya no es necesario conservar las copias de las facturas electrónicas firmadas, porque puedes volver a emitirlas.

Si eres una empresa que recibes una factura electrónica:

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Facturación con las Administraciones Públicas

Cuando el receptor de tu factura electrónica sea la Administración General del Estado u otro organismo público vinculado o dependiente de ella, o ante esta Administración u organismos debas presentar facturas expedidas por particulares, las facturas deben

• ser siempre electrónicas (próximamente) 
• emitirse en formato Facturae www.facturae.es

Las administraciones locales y autonómicas pueden exigir también su presentación en formato electrónico.

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Formato de la factura electrónica

El formato digital de la factura electrónica:

• es libre, 
• siempre tienes que respetar el contenido legal exigible a cualquier factura 
• y hacer que se cumplan los requisitos de autenticidad e integridad, por ejemplo incorporando a la factura la firma electrónica reconocida. 

Aunque el formato es libre es recomendable utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido, compatible con el software del receptor. (PDF, Doc , xls , Html , Xml , Edifact)

Es tu cliente quien debe poder abrir el fichero y verificar la identidad del emisor y la integridad de la factura, validando la firma electrónica, así que si usas un formato de uso extendido le facilitas el trabajo a tus clientes.

El uso de un formato estándar o de uso extendido facilita también la integración del contenido de la factura electrónica en los procesos actuales de gestión de tu empresa.

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Medios de envío

La factura electrónica debe enviarse y recibirse por medios telemáticos, de ordenado a ordenador.

El medio telemático de envío del fichero firmado, que es un único fichero que contiene la factura y también contiene la firma, es libre: puedes utilizar el correo electrónico, un FTP, una página Web desde la que se pueda descargar la factura, enviarla mediante un Servicio Web (Web Service),...

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La firma electrónica

Hay diversos controles de gestión que garantizan la autenticidad de origen de la factura electrónica y la integridad de su contenido:

El intercambio electrónico de datos (IED), 

La firma electrónica reconocida, que en España es el control de gestión más extendido.

• El intercambio electrónico de datos (IED), 
• La firma electrónica reconocida, que en España es el control de gestión más extendido.

Mediante la firma electrónica reconocida de la factura, se garantiza:

• La autenticidad de su origen: sabrás que el emisor de la factura electrónica es quien dice ser.
• La integridad de su contenido: el contenido de la factura no se puede modificar o manipular. Si esto ocurriera, la firma sería inválida, y el software que utilizas para validar la firma te avisaría.

Una factura en formato digital que no se firme con una firma electrónica reconocida no es una factura electrónica válida.

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Implantación de la facturación electrónica: cómo abordarlo

Para abordar la implantación de la factura electrónica en tu empresa, los requerimientos dependerán en gran medida del alcance del proyecto, dependiendo esencialmente del volumen de facturas que tu empresa maneja, desde el punto de vista de recepción y del de emisión.

En este sentido, puedes empezar sólo emitiendo facturas electrónicas, o sólo recibiéndolas, y puedes hacerlo en cualquier momento. Además, no es necesario facturar electrónicamente a todos tus clientes, ni tampoco que todas las facturas emitidas en un mismo ejercicio para el mismo cliente sean electrónicas.

Existen muy diversas formas de implantar la factura electrónica en una empresa, desde el envío por correo electrónico de facturas en formato pdf firmadas, hasta la implantación de soluciones avanzadas integradas con los sistemas propios de tu empresa, pasando por soluciones intermedias, como las plataformas de facturación independientes del resto de sistemas de la empresa.

Asimismo, existen otros modelos de facturación electrónica, como las plataformas de terceros y la auto-facturación.

Otros modelos de facturación electrónica: Plataformas de terceros y Auto-facturación

Recordemos que en la facturación, y aplicando la legislación a la modalidad electrónica, hay 2 obligados tributarios:

• un profesional o empresario que tiene la obligación de enviar telemáticamente las facturas en formato electrónico, si así lo ha solicitado expresamente el cliente, firmadas digitalmente y conservar al menos su matriz y
• un cliente que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas en el mismo formato que las ha recibido.

Puedes cumplir tú mismo con estas obligaciones y optar por sistemas propios con los que tú mismo ejecutas todos los servicios de la facturación electrónica (emisión, firma, envío y conservación).

También puedes optar por ceder y delegar estas obligaciones. Existen 2 modelos de delegación:

Plataforma de terceros

• El proveedor puede ceder la expedición, firma y envío de las facturas a un tercero y/o la conservación de las facturas o sus matrices.
• El cliente destinatario, puede ceder la recepción y conservación de las facturas.

Esta opción es la más práctica para las pequeñas y medianas empresas, ya que se simplifican las tareas y el esfuerzo, y normalmente el coste es proporcional al número de facturas electrónicas emitidas.

Auto-facturación

• es el propio receptor de la factura quien emite la factura electrónica, de tal forma que es el propio cliente quien controla el formato y garantiza la conciliación contable.

Es muy importante tener en cuenta que siempre y en todo caso, independientemente del modelo elegido, los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario (emisor) que debe expedir la factura y el cliente destinatario (receptor).

Coste de la implantación de la facturación electrónica

El coste de implantar la facturación electrónica en tu empresa dependerá de varios factores:

• Situación inicial: El coste variará dependiendo de si tienes ya o no en tu empresa el software o hardware que se requiere para emitir y/o recibir facturas electrónicas.
• Necesidades: No es lo mismo necesitar emitir facturas electrónicas a todos tus clientes o sólo a una parte.
• Modalidad: El coste de facturar electrónicamente con plataformas de terceros es diferente del coste que hay que invertir cuando la facturación electrónica se realiza totalmente con sistemas propios.

La inversión será proporcional al ahorro de costes, de tiempo y al aumento de la eficiencia que quieras obtener.

Nuestros colaboradores ofrecen servicios, soluciones o productos de factura electrónica con importantes descuentos y ventajas. Todos cuentan con un servicio pre-venta y post-venta con el que pueden asesorarte y darte soporte.

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Conservar electrónicamente una factura en papel: la digitalización certificada

Si así lo deseas, puedes gestionar electrónicamente las facturas recibidas en papel mediante la digitalización certificada.

La digitalización certificada es el proceso por el que se transforman las facturas recibidas en papel en electrónicas. A partir de la factura en papel se obtiene una imagen digital firmada electrónicamente.

Para realizar la digitalización certificada no necesitas pedir permiso a nadie, aunque sí utilizar únicamente software homologado por la Agencia Tributaria. 

Una vez realizada la digitalización certificada de una factura, puedes destruir el documento en papel ya que el documento transformado tiene el carácter de “original”.

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Conservar en papel una factura electrónica: el formato PDF417

Puedes conservar las facturas electrónicas recibidas en formato papel. 

Para que estas facturas electrónicas impresas tengan validez legal, es necesario que las imprimas en formato PDF417, que incluye en el documento impreso un código en nube de puntos para su identificación y validación.

Esta nube de puntos es una marca gráfica que incluye el contenido íntegro de los datos de la factura y la firma electrónica del fichero.

Para poder realizar este tipo de impresión, la factura electrónica que has recibido ha tenido que ser emitida con un software específico que genere e incluya en la factura electrónica este código PDF417 o nube de puntos.

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